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浙江省水文局:邁上電子化,信息化
浙江省水文局持有甲級水文、水資源調查評價、丙級勘測設計等資質證書和水環境監測國家級計量認證合格證書及事業單位法人證書。從1883年設立浙江省第一個水文站點起,一直從事水文、水資源調查評價工作,其1959年前稱華東水利部一等水文站,后改稱浙江省水文總站,1996年改稱浙江省水文勘測局,至今已發展成為全省水文行業的骨干單位和領導單位,擁有各類水文站827處,全省水文站網觀測項目齊全,布局科學合理,站網密度和水文資料質量名列全國前茅。


從1978年國家和省人民政府建立科學技術研究獎勵制度以來,該局共獲得全國科學大會獎2項,國家級科技進步獎1項,省、部級科技進步獎21項,廳級科技進步獎40多項,獲國家實用新型專利4項。在全國性或全省性公開發行的學術研究雜志上發表水文科學研究論文數百篇,這些科技研究成果大大地推動了浙江省水文水資源科學技術的進步。


隨著近幾年來政府部門信息化建設、管理體制的不斷改革深入,為了適應新形式發展的要求,如何把政務信息與政府信息化建設有機地結合起來,全面、有利的推動全局“網上辦公”工作的開展?如何通過應用系統使政務信息實現電子化傳輸,取消傳真和紙質郵遞報送信息?根據政務信息工作流程的需要,以提高工作效率為方針,通過應用系統來實現政務的公開化、透明化已成為政府機關在推進全市信息化建設的重要工作。2006年年初,浙江省水文局的各層領導迫切地感覺到作為一個省級文明單位,要使水文局信息化建設水平都能上一個臺階,就必須先從提升自身的信息化建設水平開始,而建立一個電子化審批、自動化辦公,能夠實現網上流程監控、網上查詢、信息共享的電子政務系統,已迫在眉睫。


為此,2006年2月,由局綜合辦公室、相關技術部門主管親自牽頭成立了項目小組。這期間局領導找過很多管理咨詢公司進行此次信息化建設的咨詢和策劃,最后將目光鎖定在了協同軟件上。在選型中,水文局提出了要在06年5月份完成這次協同項目的建設工作,這就要求廠商提供的協同軟件具備實施周期短、易于上手使用的特點,這對于很多的協同軟件廠商來說卻是個棘手的需求。在與致遠協創的接觸過程中,水文局的相關領導還提出了復雜的公文協作流程,并要求與國家相關的公文流程制度相結合等一系列的功能要求,致遠協創的售前顧問當場做成公文流轉流程進行產品演示。致遠協創協同產品在易用性上獨具一格的工作流設計很快得到了很多領導的一致認可。


就這樣,一個快捷、易用、易實施的A6協同產品最終打動了局信息化項目組成員,成功入駐浙江省水文局。


二.關鍵應用


浙江省水文局在A6協同管理系統上,成功構建了水文局全體人員的網上辦公系統,通過流程的可視化、事件可控制、可監督的扁平化管理,即局領導可以隨時查看下屬部門工作的實時進度,及時發現問題,解決問題,提高管理效率。并通過標準化產品的實施與應用,滿足水文局95%以上的協同辦公管理的業務應用需求,關鍵應用如下:


1、協同管理


實現局行政辦公流程的可自定義、可授權修改、可視化、可追訴的既嚴謹又靈活的管理。


2、印章管理


實現各部門可以網上申請用印,相關局領導通過協同管理系統進行審批,完成蓋章審批手續。


3、公文管理


公文統計按照收發文時間排序顯示,便于領導查詢;公文傳輸順向可逆,可以附加意見;公文傳閱過程中,根據不同的角色、動作,附之不同的權限;可以按類別歸檔、查詢。


4、文檔管理


根據部門、人員、類別等維度進行文檔分類存儲;每周要情,按照固定的路徑保存,通過文件映射的方式直接推送領導桌面,便于領導直接查閱;出差報告、水情報告等臨時性文件,可以在協同過程中通過預歸檔的方式保存,便于隨時進行動態跟蹤與查閱。


5、局車輛管理


各部門通過網上填寫出車申請單,由總務科進行網上審批,并能記錄出車的使用情況,包括車輛的耗油統計、保險,損壞情況等。


6、時間與資源管理


對于每個辦公人員的日程進行有針對性的透明化處理,讓領導很容易知道直接下屬的日程安排;計劃申報,總結匯報全部網絡化管理;會議管理,對于會議室進行制度化申請與審批,根據會議規模標準分配相應配置的會議室,對于會議室的占用情況定期進行統計分析。


7、公共信息管理


單位通知、公告能夠在首頁直接查詢,并按照時間先后自動排序;有調查的工具,進行無記名投票管理;討論區實名制,便于大家針對某一時間進行民主的溝通;公共信息可以按照級別發布。


8、整合內網


與現有網站、內部辦公網的連通,進一步完善和加強協同管理系統的管理功能,整合“浙江水文信息網”,實現協同辦公管理系統與網站通信,如在浙江水文信息網上可直接登錄到協同辦公系統當中。


三.應用效果


在應用A6協同管理系統之后,浙江水文局的內部管理和溝通得到了極大的提升,具體表現在以下三個方面:


1、通過A6協同可視化的模板和流程管理,定制局單位各種辦公中所需的管理表單,將局單位中的各項規章制度、審批、報銷等進行了有效的流程綁定,如集團綜合辦公流程模板、用印流程模板、車輛申請流程模板、員工借款的審批等,實現了信息共享和制度的真正貫徹、執行,規范內部管理行為,并方便局領導查閱和監督。


2、實現移動辦公,通過與手機進行綁定的短信方式,輕松做到跨區域異地辦公的協同應用需求,隨時隨地對信息進行接收、發布、查詢,并做出快速響應,提高企業運作效率,同時節約異地辦公費用。


3、實現了網上公文審批和原始公文流程操作一致性,大大降低了辦公成本,提高了整個局機關的辦公效率。


如今,浙江省水文局從日常辦公到公文流轉,從請示匯報到預算計劃,已經完全沒有以前“填表格,找領導,跑部門”的麻煩。上班后,部門員工只需打開電腦,登錄A6協同,今天要做什么,跟蹤哪些事項,最新公告、通知、討論有哪些……一一清晰地呈現眼前,一天的高效工作就這樣開始了。
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