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中電投河南分公司:一機在手 A6協同隨身走
這段時間,中電投河南分公司總經理王志平十分繁忙,一直在河南各地對分公司所屬電廠進行工作檢查。這不,六月的一天,在鄭州剛剛完成對河南電力檢修公司的檢查后,他又奔馳在京珠高速,到北京中電投集團總部出席生產會議。
正在車上閉目養神的王志平,突然接到秘書打來的電話,說有一個緊急的申請需要請領導審批,已經通過協同發了過來。王志平隨即掛掉電話,并沒有向往常一樣打開筆記本電腦,而是從容地在手機上面直接登錄A6協同辦公平臺,迅速而沉穩地完成了審批程序。


A6協同搭載在PDA手機上,實現移動審批是中電投河南分公司協同深化應用的最新成果,這為中電投河南分公司的管理帶來了快捷高效的便利。


快速部署:基礎好,上線快


中電投河南分公司是中國電力投資集團公司二級分支機構,主營業務為電源的開發、投資、建設、經營、管理、組織電力生產、銷售等,并負責中電投在河南企業的安全生產、市場營銷、財務管理、資產保值增值等工作。


信息化建設一直是中電投河南分公司提升管理水平的一個重要支撐,而辦公自動化是其中的一個重要方面。早在廠網還未分離的1998年,河南電力企業就開始使用聯網分布式辦公自動化系統。經過10年的推廣發展,辦公自動化日趨成熟。但隨著企業發展以及管理的需要,特別是中電投河南分公司人員出差頻繁,流動性較強,原來基于C/S架構OA辦公系統已經不能滿足遠程和移動辦公需要。在經過多種方案篩選之后,王志平最終拍板決定應用體驗感覺好,且同分公司業務吻合,在中電投集團總部廣泛應用的致遠協創A6協同管理軟件,作為辦公自動化系統升級的最終選擇。


中電投河南分公司A6協同上線后,采取了先試點,后全面鋪開的快速部署模式。該分公司技術中心信息主管易予江介紹說,分公司在眾多的基層企業中,選擇了位于鄭州的中電投河南電力檢修工程有限公司,作為致遠協創A6協同交換項目首家試點企業。經過兩個多月試用后,在其他18家公司進行了推廣。


對于一個已經使用多年OA系統的老企業來說,突然更換一套新的系統,要改變許多工作習慣,必然會有一定的阻力,這需要有一個逐步適應的過程。“不少人對新系統不認識,不理解,總覺得原來的系統好用。這是沒有看到新協同里面蘊含的先進管理思想。”易予江對當初系統切換時候的狀況還記憶猶新。“但通過利用各種途徑,加強宣傳培訓,廣大干部員工對新協同的科學性、先進性的認識不斷增強,加之分公司發出專門文件,明確推進信息系統建設是各級‘一把手’工程,使新系統的推廣工作得以順利進行。”


中電投河南分公司專門制定了協同部署規劃及“三步走”實施方案:第一步,分公司本部及19家基層企業3個月完成A6協同系統上線工作。第二步,實現各單位協同辦公系統的相互聯通,以便更好地進行協同工作。第三步,實現移動和遠辦公。


中電投河南分公司A6協同系統的快速推廣,也得益于與致遠協創的合作。他們精心協助分公司進行相關人員培訓,實施了試點工作,并進行了本部系統的實施。在此基礎上,由中電投河南分公司專業人員自行完成各基層企業系統項目的實施工作。“這樣做的好處是,免除了內外溝通的過程,使整體實施進展極為順利。”對于協同實施部署工作,易予江有著自己的切身體會。


深化應用:協同全交換,信息即時通達


協同就是在人、事件、資源之間的協調與聯絡,大家在協同平臺上能夠互聯互通,協同的價值才能體現出來。中電投河南分公司的A6應用價值即源于此。


中電投河南分公司每家企業的A6都是獨立部署的。但實現各單位相互聯通,正是該公司實施方案中的第二步。


中電投河南分公司通過協同交換平臺,實現了19套A6協同系統的全交換,有效地解決了電廠之間相互協同溝通,以及分公司領導經常要下基層解決指導下屬單位的實際問題時的管理難題。同時,企業內部公文的發放和流轉也變得更加簡單,電廠的各種生產數據、效益指標以及各種申請審批表單等內容,都可以通過協同交換的方式,傳遞到其他電廠或在下屬電廠兼職的分公司領導的協同辦公系統當中。這樣不僅降低了由于需要同時登錄多個協同的繁瑣和減少由此帶來的易忘等管理空缺,更能夠讓整個分公司內部的協同更加暢通。


協同交換實現之后,中電投河南分公司緊接著向第三步——手機實現移動遠程登錄A6協同系統辦公的方向發展。


“分公司領導非常關心各種生產實時數據、各種經營數據,過去都是給領導發短信報告,時效性不強,且很難得到最新的數據,需要頻繁電話溝通,很不方便。此外,筆記本電腦也有其不方便之處,開會的時候的不可能隨時登錄系統、查找數據。所以,我們考慮手機辦公,相當于把大終端變成了一個小終端,這樣就實現了隨時隨地全天候,無處不在、無時不有這種辦公效果。”易予江解釋了開發移動辦公系統的初衷。


經過幾個月的研究和開發,中電投河南分公司將A6協同系統實現了在手機上的移動辦公,還把生產調度數據查詢也集成在A6移動協同系統當中,使得領導由原來被動獲取數據,變成主動抓取數據,工作更加快捷高效。而3G的應用,則讓手機移動辦公更加流暢。目前,中電投河南分公司開發的A6協同手機版,已經將協同、公文收文、電子郵件、公共信息、公告、信息交換、附件查看等集成在一起,基本實現了“手機在手,協同隨身走”的目標。


“一次,一位領導出差途中,在機場收到‘一個材料需要復核’的短信,他就用手機登錄A6作了處理。這種不受時空限制,隨時隨地辦公的方式,讓各級領導非常滿意。”


“現在,我們的生產調度數據、環保數據(如周發電量、煤耗、綜合信息、脫硫指標等)的獲取已經同A6協同系統結合在了一起。集團大指標分解到分公司,分公司再分解到電廠,電廠再分解到每個月、每周、每天,各級領導通過我們搭建的系統,隨時隨地看下手機,就對企業運行情況了如指掌。而且還可以隨時通過電話、短信,發出工作指導意見,管理效率大大提高。”易予江對于移動協同辦公平臺的功效感到自豪。


優化管理:加強制度執行,增加協作效率


談及協同系統的效用,易予江認為協同系統真正將協作性增強了,徹底地解決了大量工作人員頻繁外出,公司內部工作效率下降的問題。


“過去的OA,是沒有處理留痕的。比如報銷,領導已經確認過,但財務部門說領導沒有確認,我們很難講清楚。而現在應用協同留有處理痕跡,處理結果一目了然,極大地增強了內部協同力,隨著其功效的顯現,也對協同系統的推廣產生了極大的推動力。”


一談起這些,易予江就如數家珍般地一一道來:


“過去領導出差在外,必須回來以后才能處理各種文件。而現在領導出差回來,文件就幾乎沒有積壓,再也不用處理擺在辦公桌上的一堆文件了。”


“一次,一位公司領導在北戴河開會學習期間,上線看到文書發來的一個公文,馬上做了批復處理。這在以前是不可想象的。”


“當然,領導的使用熱情和信息人員的大力推動僅僅是信息化應用成功的部分因素,還需要強有力的制度來保障。中電投河南分公司各企業建立了專門的協同辦公管理辦法,對員工什么時候注冊、注銷以及協同處理時間等都作出了明確的而具體的規定。”


“我們對協同的要求就是,上班、下班時必須查看信息;對文書或其他重要崗位人員,要求每隔一小時要查閱一次。此外,我們也即將通過短信系統,實現重要文檔、協同的即時提醒。”


“管理辦法規定每個月通報考核結果,如果協同處理時間超過規定的期限,大家都會知道。特別是現在筆記本電腦和上網卡乃至手機協同的普及,再以出差、外出辦事、領導不在等理由再也搪塞不過去,使得辦公效率得到大大提升。”
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