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嘉華企業:用協同實踐德魯克的管理精髓
德魯克在《管理》一書中提到,“最好的領導首先是最卓有成效的管理者”,那些一味追求領導而不善管理的人對組織或社會都非常危險。從實踐上來說,管理的本質不在于“知”而在于“行”。而對于企業管理者來說,大多是“知易行難”。最頭疼的事莫過于空有一腔肝腦涂地的管理熱情和創新實用的管理思想而不得以施展,此地徒留空余恨。


管理在中國如何落地?意識形態的“知”與管理實踐的“行”如何協同發揮管理的魅力?協同化的組織具有怎樣的行為特征和潛能?本期,四川嘉華企業運行與管理部門CIO李春雷用親身經歷為您講述管理有效落地的秘訣和協同組織管理的經驗分享。


四川嘉華的信息化現狀


四川嘉華企業(集團)股份有限公司是能源工程領域里非金屬特種工程材料制造商和應用解決方案提供商,總部位于四川省樂山市大佛景區。公司現有下屬全資及控股子公司11家,分別位于華北(石家莊)、西北(銀川)、四川(成都、樂山、西昌)、重慶等地。2008年6月,嘉華引入新天域、軟銀等四家基金公司,正式轉型為中外合資股份有限公司。


“我們的信息化建設基本是從2002年起步的,公司目前基本完成了基礎信息平臺的構建工作,管理日益規范,以ERP和協同OA為代表的企業信息管理系統應用日益成熟。”嘉華CIO李春雷開門見山說,從2002年開始,嘉華信息化建設主要經過了管理規范階段和基礎建設工程階段,目前正在經歷“管理與計算機結合階段”,這一階段主要實現業務流程初步控制和信息反饋,重點在于人和系統的磨合,以及經過軟件的優化,為管理信息化的進一步導入做準備。下一階段將是整合各子系統軟件、數據庫、網絡、服務器和存儲系統,完善門戶網站數據鏈接,形成數據一致的集成運行的管理系統。未來將要達成各系統無縫鏈接高效運行的一體化階段。與傳統材料市場不同,作為特種工程材料的領先廠商,嘉華在信息化的訴求上有自己明顯的特征。首先是需求和產品的特殊化、個性化,由此促使的是工藝技術多樣化、生產運作要適應品種頻繁轉換,同時也要保證服務專業化。其次,客戶分布區域廣、集中度低,因此要求企業配套的市場營銷、生產基地布局、服務和物流運輸等都必須適應分散的客戶經營模式。第三,由于近幾年企業發展較快,專業型人才嚴重缺乏,企業在研發、市場、營銷、生產、服務等運營方面,必須能夠充分利用現有資源并把握好集權和分權的尺度。也正是因為這些突出的行業和企業特征,嘉華選擇了運營管控型的集團管理模式。


與運營管控型的集團管理模式相匹配的是,扁平化的事業部制組織機構,在信息化的架構上,為了保證企業管理IT化的正常運行,企業必須從組織和系統兩個方面進行調整。嘉華信息化部門從最初的企業管理部信息科、信息中心(負責企業信息化基礎建設、培訓和應用工推廣)、信息集成部(承擔企業信息化系統集成和深化應用的職能等)合并為目前的企業運行與信息部(包括下屬部門——網絡商務公司),使得IT管理更深入的進入到企業的采購、銷售、質量等各個業務領域。而嘉華對企業的信息化架構也初步進行了四層劃分。一是基礎架構層,包括網絡設備設施、通信、服務器、存儲、計算機和移動終端、操作系統、數據庫系統、各類基礎應用軟件系統等軟硬件設施和管理體系。二是管理策劃層。主要包括對各種經營管理活動的工作分析、管理策劃和流程設計以及工具選擇和評估。三是業務系統平臺。主要包括協同OA、ERP、CRM、DCS、SCM以及人力資源、設備管理、生產管理、質量管理、網站、郵箱、溝通工具等各類業務軟件及其管理體系。四是管理信息系統平臺,包括信息集成整合、信息呈現、指令發布執行、溝通的管理平臺,主要應系統是協同OA、BI、數據交換中心等。


開啟“智慧管理”之門


對于信息化的問題,一般企業的做法都是先上業務系統,再逐步延展到其他的系統,當一些系統啟動并應用之后,突然發現一個除了信息孤島之外另外一個影響企業高效運營的問題,那就是流程錯綜復雜,效率低下。


在嘉華,同樣也存在這樣的一個問題,當ERP、CRM、SCM、HR、RTX等一系列系統正常運轉起來之后,還總覺得“缺點啥”。“我們雖然也采用了郵件、RTX等信息化溝通辦公方式,但總體上還是在傳統模式下辦公,辦公效率低下、辦公費用居高以及執行力差等等。”李春雷坦言。


為了把嘉華打造成一個面向市場,具有核心競爭力的現代公司,企業一直持續不斷進行業務流程梳理工作,制定和頒布了眾多的管理制度,但在實際工作中,卻常常出現管理無法落地和執行過程中的偏差,甚于許多管理規定如同一紙空文,業務流程也無法很好固化;另外,嘉華企業是一個分支機構遍布全國各地的集團企業,采用傳統的辦公模式和方法,已無法滿足企業快速發展階段對工作效率和質量的要求;同時,為了提升企業管理水平,企業應用了ERP、物流管理等信息系統,但這些業務系統間也存在相互獨立、數據不一致,信息共享程度不高、管理分散,管理維護工作量大等情況,同時對于企業領導和各級管理人員來講,頻繁的在各個系統間切換來處理工作,也帶來了較大的不便,影響了信息化管理的推廣和深化應用,企業需要一個統一的、高度集成的辦公和業務展現平臺。


基于以上原因,從2006年起,嘉華就開始了對辦公系統的選型。“我們也試用過一些OA產品,但一直都不能較好的滿足企業的管理要求。嘉華需要的不僅僅是一個傳統意義上的OA產品,而是一個適應集團辦公、高度整合各業務系統,具備商業智能和決策支持分析功能的遠程信息化管理平臺。”李春雷說。在對國內眾多的OA產品進行了解后,嘉華將目光投向了致遠的A8協同辦公系統。A8的集團化模式、二元化工作流、固化業務流程的表單模板,以及在移動辦公和集成整合其他業務系統方面的發展方向,和嘉華企業的應用要求不謀而合。


超過預期的管理價值


“從2010年5月致遠A8在嘉華正式上線運行到現在已一年多了,從用戶角度來對應用效果進行評估,致遠A8在嘉華的應用已遠遠超出了我們當初預期的目標。” 從現階段的應用來看,致遠A8平臺幫助企業在以下幾個方面取得了較大的改進和提升:一是建立了企業內部的信息發布平臺。二是初步實現了工作流程的自動化和對部分關鍵業務流程進行固化、制度化,有力地提升了企業執行力。三是解決了部分授權問題和責任落實問題,真正做到管理落地和更有效地溝通。 四是初步實現了知識管理的自動化。五是和ERP、物流管理等應用系統集成,共同完成業務的全過程控制和管理。六是明顯提升了集團公司的遠程管控能力。七是通過流程表單的設計,有效解決了管理需求難以收集和積累的問題,為今后解決軟件選型和系統集成問題找到了一個有效的辦法。


在業務流程梳理方面,通過實施致遠A8系統的契機,企業進行了業務流程重組和制度梳理工作,對其中關鍵的和迫切需要規范的制度流程,通過多次設計調整和充分的論證評估后,嘉華利用致遠A8提供的表單模板功能,進行系統固化和應用,特別是在合同管理、供應鏈管理和員工管理等方面均較以前取得了較大程度的改進和提高。對于尚不成熟和完善的業務,嘉華仍采用二元化工作流中的自由協同進行處理,成熟一個,固化一個,力爭使企業絕大多數的業務流程都能在協同系統得到固化應用。


據悉,未來隨著嘉華企業的發展,分支機構的地域分布也越來越廣,特別是其用戶和市場遍及全國各地及海外,移動辦公和協同辦公就成為當前嘉華很迫切的一種需求,恰逢致遠在今年初推出了智慧協同——致遠A8-m,使嘉華可以進入移動辦公新時代,目前嘉華已開始了A8-m移動辦公應用的實施工作,力爭在2011年底前系統上線。


協同應用成功經驗分享


“從2010年3月開始實施,通過不到2個月的工作就完成了系統上線運行工作,通過一年多的應用,我們簡單總結了一些所取得的經驗和體會。” 作為“智慧?實踐?分享——百萬用戶話協同”的應用案例大賽的第一名,李春雷為我們解析了嘉華的成功經驗。


一是要結合信息化戰略,對軟件功能的戰略地位充分的認識和準確定位。二是軟件結合管理應用長期的發展方向要有思路。三是效果呈現要有辦法,要吸引用戶,增強用戶對協同系統的信心和認識。四是借鑒致遠A8剛柔并濟的“二元化”工作流管理思想來進行項目實施:一方面集團高層領導高度重視,強勢推進,以集團為層次,建立強有力的項目組,以下發文件和制度的形式堅定不移的推進系統建設。系統建成上線后,從集團董事長開始,公司高管帶頭使用,一級一級逐步使用起來,系統正常后,發文正式啟用集團OA系統,規范制度,取締紙張傳送。通過對系統提供的已經較為成熟的發文功能的運用,使人員初步掌握了致遠A8系統的操作技能,在此基礎上,明文規定,企業絕大部份業務(如:審批)及信息傳遞(如:紙質報表和內部郵件等)均要求必須通過致遠A8系統來完成,從而在較短時間內,保證了系統較高的上線率。


另一方面充分了解企業各部門的應用需求和業務難點,先解決有迫切需求部門的關鍵應用。這樣做的好處是,通過應用較好部門的榜樣示范作用,實現以點帶面,讓各級用戶從被動接受到主動推廣應用,真正達到系統的全員應用目標。


除此之外,還要有長期穩定可靠的技術支持;系統要長久運行,必須依靠強有力的系統維護,保障系統的可靠性。致遠A8提供了豐富的實施方法和后臺功能,在致遠技術人員的指導下企業信息技術人員全力參與,后端維護由致遠來進行,這樣,大大提高了實施效率,減少了實施費用,鍛煉了A8系統管理員和各級單位管理員,為集團協同系統的長期穩定運行打下了堅實的基礎。


實施成功后,IT部門又組織多次拉網式培訓:分期分班,采用理論和操作相結合的方式在集團各單位開展系統培訓。針對各個單位的系統管理員和信息技術人員進行高級培訓,從系統基礎維護、業務應用等進行全方位的學習。通過上述培訓工作,企業超過30%的人員進行了A8的學習并在系統中創建了用戶帳號。A8系統的上線運行,使企業信息化深入人心,也有力的促進了其他企業信息化系統的應用。


“管理落地”不僅僅停留在一個口頭上的概念,它是可以借助信息化工具來實現的,致遠A8協同系統讓四川嘉華破滅了管理無法落地的魔咒,也希望更多的企業借助協同辦公迎來企業的光輝綻放
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