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宏遠集團:協同軟件助其實現精細化管理
作為陜西知名的建筑公司,陜西宏遠建設(集團)有限公司(簡稱宏遠集團)把2013年看的很不一般,因為在這一年里,公司定下了目標,希望能夠進一步推進精細化管理,借助協同軟件,將管理流程規范和標準化,將目標落到實處。2013年更被定為企業“形象化、標準化、信息化”管理年。宏遠集團是以工業與民用建筑為主的綜合性專業施工企業,具有國家房屋建筑施工總承包壹級資質,及市政、機電、公路、水利等總承包資質。在安康地區設有房地產開發公司、商品混凝土公司、建材物資公司、建材檢測公司,并在近年來先后組建了北京等六處省、市級分支機構。
2013年1月,宏遠集團正式啟動辦公自動化(OA)項目,并明確了對協同軟件的核心需求,即能隨著企業的不斷改革、業務流程的優化,而企業信息化技術人員能實現自行優化、定制業務表單及流程,并通過信息積累自定義業務數據統計分析,以及人性化的操作。經過多輪的市場調查及篩選,宏遠集團最終選定了致遠協同管理軟件,并于2013年4月開始試運行。經過半年的實施推廣,使企業內部信息、溝通更透明,各業務決策、管理更高效,取得了企業內外一致認可。很好地被滿足,為項目管理的信息化、精細化打下了堅實的基礎。
在今年10月的致遠用戶大會上,宏遠集團的代表為與會嘉賓講述了協同軟件與企業精細化管理的故事,更分享了集團通過致遠OA系統所實現的項目管理功能的其中四個方面,極具參考價值。
這四個亮點分別是:
質量和安全隱患整改單
施工組織設計、施工專項方案審批
工程項目信息總表
項目成本管理


一、質量和安全隱患整改單
質量和安全隱患整改單的使用部門是工程管理部和項目部。該業務主要用其來實現工程部對項目部下發隱患整改要求,項目部就整改情況提交整改回復,工程部通過項目部的整改回復描述及上傳圖片進行遠程整改驗收確認。另外,OA還會根據合計項自動計算月檢評分,季度匯報時通過OA導出各月評分,作為季評獎罰依據。
它的應用亮點主要有以下幾點:
在一張表單中整合了傳統的三個表單的內容及步驟
確保整改要求、回復、驗收,各環節的對應及閉合
通過圖文并茂方式增強問題描述的形象性及針對性
通過關聯選擇設定的嚴重程度代碼列表(通過業務生成器定制的無流程表單)實現隱患問題的分類統計,根據隱患嚴重程度及整改落實情況,OA自動計算月檢得分
通過統計功能獲得各項目部月評得分,作為季評獎罰依據


二、施工組織設計、施工專項方案審批
施工組織設計、施工專項方案審批的使用部門是工程管理部、項目部、技術信息中心。
項目部申報施工組織設計、施工專項方案過程中,方案依據工程部、技術信息中心提出修改意見修改并重新申報時,必須保留原審批意見,方便再審時,審批人員根據上次批復確認方案是否修改到位。
因此,這個流程在應用上的技巧比較特殊,它通過增加發起者節點避免回退至發起者的待發事項,同時要求審批組審批時暫存待辦,確保所有人均提供修改意見后由最后審批者回退,實現了相關功能。另外,還可以通過統計功能查詢不同項目部的方案報審情況。


三、工程項目信息總表
工程項目信息總表的使用單位為工程管理部、技術信息中心、項目部、合同科、結算中心。
這張超級總表,可以實現以項目部為單位匯總相關信息:合同信息、工程管理信息、工程款信息等,使得公司領導、相關人員能隨時監管工程情況,并查看各信息的多項目橫向對比、跨業務流程的縱向關聯分析。


通過較簡單的操作方式讓各業務部門將項目的信息匯總,同時通過權限設置使各業務部門基于同一項目信息表進行各自的業務管理,可進行多項目橫向統計對比、單項目縱向穿透查詢,極大地方便了項目統計和管理。
四、項目成本管理表
項目成本管理表的使用部門為項目部、造價部、財務部、工程部。主要用于項目各成本相關流程審批、相關臺賬記錄以及項目成本、利潤統計及分析方面。
項目成本管理的應用亮點可以歸納為以下幾個方面:
基于一個通用表單,包含了造價預算、支出、收入、計劃申報、資金往來、現場臺賬(材料、工具、固定資產進出場、使用消耗等)六大類,共44個流程。并通過初始值設置,使表單根據不同流程自動生成不同標題、表頭及表單注意事項。確保所有成本相關業務流程能基于同一表單實現并生成數據信息,以實現統計分析。
通過業務生成器,定制不同崗位的快捷標題欄,方便操作。
為確保數據結構分類一致性,以便統計分析,重復表填寫時通過關聯分部分項列表、施工部位列表及成本分類信息表來約束。
成本分類信息表分權限維護(造價部、財務部及項目部),以便各部門、項目部根據實際情況錄入、修改具體名目信息。
通過成本分類框架及計量單位列表關聯約束,確保不同部門、項目部對成本信息分類表的結構分類一致。
根據統計分析所需加減關系,在重復表中設置了三列隱藏的正/負系數、數量及合計金額,使統計時通過自動篩選,可進行預設的加減法,獲得相應成本分析(如:庫存清單分析,篩選入庫登記、出庫登記、退庫登記、盤點登記、丟失登記,數據采用隱藏列二的數量、合計金額,而在不同流程信息登記時其系數、數量及合計金額分別為入庫登記(正)、出庫登記(負)、退庫登記(正)、盤點登記(負)、丟失登記(負),最終實現篩選后統計加減)
在致遠協同管理軟件上線的過程中,在管理流程與企業實際辦公流程逐漸交融并規范的過程中,宏遠集團也收獲了很多執行過程中的經驗,頗為珍貴。例如:
在使用信息化軟件時,信息化技術人員應:研究、測試、了解軟件工具的功能、邏輯,盡可能挖掘軟件得潛在用途及功能;用“搭積木”的方式去創造更深層次的應用;充分利用積累的信息數據實現統計分析功能;將各業務流程緊密結合一起,實現信息整合及業務流程協同。
在推行信息化建設初期,信息化管理人員應:不強求“一步到位”,而是通過“小步快跑方式”,逐步推行各業務流程功能,并以“使大家辦事更方便”為原則,選擇首批推行的項目,獲得員工支持,便于下一步業務功能推廣(如請休假、考勤、報銷、付款);測試階段主動擔當各業務部門的“臨時文員”,自行操作實施相關OA業務功能一個階段(親身體會功能中是否存在欠妥的地方,第一時間解決問題;讓員工、領導體驗感覺其管理效益,同時獲得認可后再將業務職責推行到相關部門責任人;如合同審批、網上公文收集、知識文檔)。
在推行信息化建設過程,信息化管理人員還需要:經常通過“換位思考”的方式了解使用者、管理者對OA業務功能的需求,提前策劃方案、實施后跟蹤優化(如快捷功能、統計列表);經常與各業務部門交流,學習了解各業務流程、管理辦法、信息化需求,將信息化與業務緊密結合(如成本管理體系中施工現場與預算造價體系的關聯);最終將信息化建設提升到企業經營管理模式革新的層面,將信息化建設與企業經營管理相結合形成一個大系統。
通過以上具體的人性化的做法,OA軟件逐漸在宏遠集團生根發芽,發揮出更大的作用,另外,也有力地將精細化的管理方法推行開來,幫助集團逐步完善企業信息化的構想,加速運營管理的改革,實現宏遠藍圖。
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