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金山品科: 让协同实?#33267;?#22823;管理
“上协同,我们很实际,这个产品要能真正解决我们企业遇到的问题,我们只相信事实?#20445;?#28145;圳市金山品科科技有限公司总经理张静与致远的售前人?#32972;醮位?#38754;,没有寒暄,第一句话便直奔主题,这位亲自主抓协同选型的一把?#36136;?#32456;以慎重的眼光?#21019;?#21508;?#39029;?#21830;的协同产品,虽说致远是行业内响当当的品牌,之前也翻阅了他们很多成功案例,可是不是适合公司,能不能顺利实施并应用推广,她心里一堆问号。


2010年5月底,在经过了3周的实施后,金山品科科技有限公司的协同项目一期实施工程顺利竣工,一向严肃的张静终于笑了,致远没有让她失望,看着全公司所有的行政工作、业务流程全部在致远A6协同(OA)管理软件里畅顺地运转着,她放心了。


信息孤岛,金山品科的管理之痛


张?#33756;?#22312;的深圳市金山品科科技有限公司(文中简称:金山品科),成立于1993年,是一家专业从事数?#36136;悠导?#25511;技术研发生产、销售、服务和远程网络监控管理系统研发、设计、施工、维护和保养为一体的高新技术企业。具有一级安全防范技术工程资质,是信息产业部?#29616;?#30340;双软企业。公司自主研发的“品科”数字系列产品在金融、电力、教育、交通、石化等行业广泛应用。公司总部设在深圳,在?#26412;?#19978;海、广州、长沙、福州、昆明、武汉、贵阳、海口、青岛、泉州、成都、南宁、重庆等大城市?#30452;?#35774;有办事处。


作为高新技术企业,金山品科的信息化建设可谓走在行业的前沿,不仅公司总部有内部办公网,而且各地办事处和工厂都有自已的信息网,信息化建设的思想已经深入人心。


但长期以来金山品科的管理有着自己的痛点,这种集生产加工及销售为一体的企业,由于异地机构多,业务数据繁杂,市场?#26041;?#20247;多,容易形成信息孤岛。各部门和各异地分支机构缺乏有效的信息沟通,往往是?#26696;?#33258;闷头干?#30828;?#25260;?#25151;礎保?#36896;成很多重复劳动,以及配合上的失误。


作为公司总经理让张?#39184;?#30140;的还有出差这件事,因为她一旦出差,?#25302;?#34987;蒙上了眼睛,无法及时获知各部门的运营情况,这就加大了管理风险。


如何破除信息孤岛?如何保证各部门高效配合?如何解决领导出差中对公司的有效管控?张静一直在思考。


简单易用,A6协同(OA)打动人心的十分钟


2010年4月,张静终于坐不住了,她亲自牵头成立了一个项目小组。项目小组要做的是选择一?#20934;?#22242;?#38431;?#29992;管理平台来高效、快速的实现金山品科的集团化管理。这是一个什么样的平台呢?为了寻求答案公司请来多家管理咨询公司进行诊断,综合各家意见,开出一个药方——上协同。


选择什么样的协同产品?金山品科选型小组有自己的主见:一、这个产品必须实施周期短、易用性强,保证项目在2010年6月?#23383;?#21069;完成实施。二、这个产品必须支持中途改变流程,工作流程无论多复杂都要可以修改,并且整个操作过程要可以归档保存。这?#25945;?#35201;求一出很多厂商就被挡在了门外。


但这个要求却没有?#35757;?#33268;远的售前经理,他当场用产品建立了一个审批流程,并?#24050;?#31034;了如何修?#29287;?#31243;,由于致远A6有“预归档”功能,在流程开始前通过这个功能已经选定了要存的文件夹,操作完成后整个流程包括修改过程都完整地保存在指定文件夹中,而这一系列看似复杂的要求,实?#21046;?#26469;只用了十分钟,这是其他产品不可比拟的。张静和公司其他高层十分惊讶,都说台上十分钟,台下十年功,都是做产品的心里非常清楚:一个易用、适用、好用的产品一定是经过千锤百炼,经过无数客户体验磨砺出来的,能对用户的需求把握的如此到位,没有高度负责的专业精神是做不到的。金山品科选型小组被这十分钟的操作说服了。


致远,让金山品科管理落地


致远A6协同(OA)帮助金山品科解决了企业管理六件事:


一、实现协同办公管理,现在金山品科有一?#20934;?#20005;谨?#33267;?#27963;的办公流程,之所?#36816;?#20854;严谨是因为行政办公表单可以由专门?#21335;低?#31649;理员绑定为固定流程,作为制度固化下来,说其灵活是因为平日办公,员工发起的自由协同,可以自己动手设置流程和更?#29287;?#31243;,十分方便。


二、实现印章管理,现在金山品科的各分支机构不必为了盖章专程出差到总公司,只要在致远A6协同


(OA)上申用印章,总公司通过协同进行审批,用章单位便可根据审批时间来完成盖?#29575;中?#36825;样不仅提高的审批效率而且规范了业务管理。


三、实现企业文档管理:根据部门、人员、类别等维度进?#24418;?#26723;分类存储;每周要情,按?#23637;?#23450;的路径保存,通过文件?#25104;?#30340;方式直接推送领导桌面,便于领导直?#30828;?#38405;;建立数据中心,重点项目的重要信息由公司统一管理。


四、实?#36136;?#38388;与资源管理?#21644;?#36807;致远A6协同(OA)中计划/会议/日程对每个办公人员的日程进行有效的管理,便于领导和相关同事知道工作计划,方便更好的协作 。


五、实现公共信息管理:金山品科整个企业的通知、公告都在致远A6上清晰呈现,登录系统就能看到,并且可以根据搜索条件查询公共信息,致远A6设有?#33268;?#21306;,员工可以充分?#33268;?#38382;题,表达自己的思想,也是金山品科进?#24418;?#21270;建设的重要阵地。


六、整合内网:金山品科实现了致远A6与现有网站的连通,整合形成了一个“金山品科办公网”。现在,协同系?#25104;?#21457;出的新闻、公告,在网站上可以同时显现,真正实现了公司办公一体化管理。


如今,公司再也没有以前“填表格,找领导,跑部门”?#21335;?#35937;,各部门员工一上班首先打开电脑登录致远A6协同(OA),一天的待办事情就摆在眼前。告别了表格满天飞的年代,致远A6的到来为金山品科真正实现了“绿色工作、协同增效”的愿望。


后?#29301;?#20316;为第一家成功研制国内联网监控管理系统的企业,金山品科?#21335;?#30446;决策者以自己专业的眼光敏锐发现协同管理软件不同于传统OA,并理性地选择了标准化协同产品——致远A6协同(OA),这不仅是企业管理层决策上的成功,同时也折射出我国企业的协同应用正在?#19982;首?#21521;成熟。可以预见,标准化协同产品将会为更多的用户带来高性价比的协同应用价值。
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