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金山品科: 讓協同實現六大管理
“上協同,我們很實際,這個產品要能真正解決我們企業遇到的問題,我們只相信事實”,深圳市金山品科科技有限公司總經理張靜與致遠的售前人員初次會面,沒有寒暄,第一句話便直奔主題,這位親自主抓協同選型的一把手始終以慎重的眼光看待各家廠商的協同產品,雖說致遠是行業內響當當的品牌,之前也翻閱了他們很多成功案例,可是不是適合公司,能不能順利實施并應用推廣,她心里一堆問號。


2010年5月底,在經過了3周的實施后,金山品科科技有限公司的協同項目一期實施工程順利竣工,一向嚴肅的張靜終于笑了,致遠沒有讓她失望,看著全公司所有的行政工作、業務流程全部在致遠A6協同(OA)管理軟件里暢順地運轉著,她放心了。


信息孤島,金山品科的管理之痛


張靜所在的深圳市金山品科科技有限公司(文中簡稱:金山品科),成立于1993年,是一家專業從事數字視頻監控技術研發生產、銷售、服務和遠程網絡監控管理系統研發、設計、施工、維護和保養為一體的高新技術企業。具有一級安全防范技術工程資質,是信息產業部認證的雙軟企業。公司自主研發的“品科”數字系列產品在金融、電力、教育、交通、石化等行業廣泛應用。公司總部設在深圳,在北京、上海、廣州、長沙、福州、昆明、武漢、貴陽、海口、青島、泉州、成都、南寧、重慶等大城市分別設有辦事處。


作為高新技術企業,金山品科的信息化建設可謂走在行業的前沿,不僅公司總部有內部辦公網,而且各地辦事處和工廠都有自已的信息網,信息化建設的思想已經深入人心。


但長期以來金山品科的管理有著自己的痛點,這種集生產加工及銷售為一體的企業,由于異地機構多,業務數據繁雜,市場環節眾多,容易形成信息孤島。各部門和各異地分支機構缺乏有效的信息溝通,往往是“各自悶頭干從不抬頭看”,造成很多重復勞動,以及配合上的失誤。


作為公司總經理讓張靜頭疼的還有出差這件事,因為她一旦出差,就像被蒙上了眼睛,無法及時獲知各部門的運營情況,這就加大了管理風險。


如何破除信息孤島?如何保證各部門高效配合?如何解決領導出差中對公司的有效管控?張靜一直在思考。


簡單易用,A6協同(OA)打動人心的十分鐘


2010年4月,張靜終于坐不住了,她親自牽頭成立了一個項目小組。項目小組要做的是選擇一套集團級應用管理平臺來高效、快速的實現金山品科的集團化管理。這是一個什么樣的平臺呢?為了尋求答案公司請來多家管理咨詢公司進行診斷,綜合各家意見,開出一個藥方——上協同。


選擇什么樣的協同產品?金山品科選型小組有自己的主見:一、這個產品必須實施周期短、易用性強,保證項目在2010年6月底之前完成實施。二、這個產品必須支持中途改變流程,工作流程無論多復雜都要可以修改,并且整個操作過程要可以歸檔保存。這兩條要求一出很多廠商就被擋在了門外。


但這個要求卻沒有難倒致遠的售前經理,他當場用產品建立了一個審批流程,并且演示了如何修改流程,由于致遠A6有“預歸檔”功能,在流程開始前通過這個功能已經選定了要存的文件夾,操作完成后整個流程包括修改過程都完整地保存在指定文件夾中,而這一系列看似復雜的要求,實現起來只用了十分鐘,這是其他產品不可比擬的。張靜和公司其他高層十分驚訝,都說臺上十分鐘,臺下十年功,都是做產品的心里非常清楚:一個易用、適用、好用的產品一定是經過千錘百煉,經過無數客戶體驗磨礪出來的,能對用戶的需求把握的如此到位,沒有高度負責的專業精神是做不到的。金山品科選型小組被這十分鐘的操作說服了。


致遠,讓金山品科管理落地


致遠A6協同(OA)幫助金山品科解決了企業管理六件事:


一、實現協同辦公管理,現在金山品科有一套既嚴謹又靈活的辦公流程,之所以說其嚴謹是因為行政辦公表單可以由專門的系統管理員綁定為固定流程,作為制度固化下來,說其靈活是因為平日辦公,員工發起的自由協同,可以自己動手設置流程和更改流程,十分方便。


二、實現印章管理,現在金山品科的各分支機構不必為了蓋章專程出差到總公司,只要在致遠A6協同


(OA)上申用印章,總公司通過協同進行審批,用章單位便可根據審批時間來完成蓋章手續,這樣不僅提高的審批效率而且規范了業務管理。


三、實現企業文檔管理:根據部門、人員、類別等維度進行文檔分類存儲;每周要情,按照固定的路徑保存,通過文件映射的方式直接推送領導桌面,便于領導直接查閱;建立數據中心,重點項目的重要信息由公司統一管理。


四、實現時間與資源管理:通過致遠A6協同(OA)中計劃/會議/日程對每個辦公人員的日程進行有效的管理,便于領導和相關同事知道工作計劃,方便更好的協作 。


五、實現公共信息管理:金山品科整個企業的通知、公告都在致遠A6上清晰呈現,登錄系統就能看到,并且可以根據搜索條件查詢公共信息,致遠A6設有討論區,員工可以充分討論問題,表達自己的思想,也是金山品科進行文化建設的重要陣地。


六、整合內網:金山品科實現了致遠A6與現有網站的連通,整合形成了一個“金山品科辦公網”。現在,協同系統上發出的新聞、公告,在網站上可以同時顯現,真正實現了公司辦公一體化管理。


如今,公司再也沒有以前“填表格,找領導,跑部門”的現象,各部門員工一上班首先打開電腦登錄致遠A6協同(OA),一天的待辦事情就擺在眼前。告別了表格滿天飛的年代,致遠A6的到來為金山品科真正實現了“綠色工作、協同增效”的愿望。


后記:作為第一家成功研制國內聯網監控管理系統的企業,金山品科的項目決策者以自己專業的眼光敏銳發現協同管理軟件不同于傳統OA,并理性地選擇了標準化協同產品——致遠A6協同(OA),這不僅是企業管理層決策上的成功,同時也折射出我國企業的協同應用正在從朦朧走向成熟。可以預見,標準化協同產品將會為更多的用戶帶來高性價比的協同應用價值。
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