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駿騰機械:讓ISO9000質量管理“跑”起來
“大家都知道ISO9000必須要上,要不產品無法銷售到國內大型企業、合資企業或者國外企業。而一旦用起來,其低效率讓人頭疼。”
濟南一家化工企業品保部唐經理對ISO9000運行深有感觸,“而且現在ISO認證機構,也沒有現成的解決方案,ISO的信息化看上去是那么的可望而不可及。圈內同行對此都挺撓頭的,真希望有一個簡單、易用、可被認可的方式來解放我們的工作……”
現在,唐經理們再也沒有這樣的煩惱了!
ISO9000效率之痛
“我們自2004年成立之初,就建立了ISO9000辦公室,同年通過了9000認證。當然,我們也面臨著體系運行效率低的問題。每個單子都需要通過人工跑來跑去,去各部門簽字,如果負責人不在就只能停下來等待,一個單子整個流程流下來至少需要1天的時間。在忙的時候,一天要有十多個單子需要處理,感覺工作就是在各個部門之間疲于奔命。而且9000的文檔日積月累下來數量不少,歸檔查詢不方便,如果是回溯更麻煩。但這又是必須的環節,我們很頭疼。” 天津駿騰精密機械有限公司品質管理部主管張建榮,這樣描述駿騰機械之前的ISO9000體系運轉情況。
ISO9000是質量管理體系標準的統稱,是國際通行的質量管理標準和方式, ISO9000要求建立文件化的質量管理體系、各項工作要求留有證據(記錄)和建立各項工作流程,職責權限要求明確。 “質量管理體系的運行,僅文件和記錄管理這兩項工作就令很多企業頭疼。” 張建榮簡單介紹了ISO9000管理中的難點。“這主要是這兩部分所生成的文件多、重復性高,需要頻繁的走流程審批。”
更重要的是,缺乏信息化的支持,這些大量的審計性的材料都必須靠人工流轉審批,速度慢、效率差、耗費人工、歸檔管理煩、查詢效率低。“年底做質量總結報表的時候,需要耗費大量的時間、人力、物力來進行相應查詢、統計。”
而到目前為止,國內ISO9000認證機構并沒有現成的信息化解決方案,國內企業ISO9000管理一直采用原始的紙質文檔流轉、手工簽字方式,在當前企業管理信息化的大環境下,各企業都急需通過信息化手段來解決ISO9000的流轉難題。
駿騰機械當然也不例外,在其信息化建設過程中,對ISO9000實現信息化管理十分迫切,而在了解到致遠A6協同管理軟件,這個以工作流為核心、兼具柔性與剛性流程的協同管理平臺時候,其董事長兼總經理杜辰突然眼前一亮,“這不正與ISO9000的管理不謀而合嗎?ISO9000的管理則正好可以通過A6這個信息化工具解決!”
A6協同下的制造業ISO9000管理新方式
天津駿騰精密機械,成立于2004年,主要生產工業縫紉機零部件和企業零部件,在縫紉機零部件方面,客戶主要是重機、兄弟、標準、飛馬等國際國內幾大工業縫紉機廠商,且其在油泵、壓腳、砧板、油封等四個零部件上,在全國處于壟斷地位。在汽車零部件生產上,駿騰也是豐田、本田、尼桑等日系品牌汽車的零配件供應商。
作為國內頂級服裝機械和國際知名汽車廠商的零配件供應商,同樣面臨著激烈的市場競爭。因此,駿騰將產品質量、對客戶的及時響應以及客戶的滿意度看得極為重要。為此,駿騰也制定了“客戶不合格返品率0%、客戶訂單完成100%、客戶滿意度95%以上”的服務目標,以贏得客戶的信任,增強自身的競爭力。
通過深入研究和調研,駿騰利用A6協同中“表單+流程”的模板協同功能,較好地實現了ISO9000的信息化流轉。駿騰把生產中所涉及的ISO9000各種單據轉變成A6中的模板,再根據實際的管理審批流程,為每一個表單綁定相應的審批流程,并設定好預歸檔目錄,這樣,只要在相應表單中填寫內容,表單就會按照事先定義好的流程流轉下去,免去了人工流轉的費時費力,且審批流程完成后能自動歸檔,查詢也方便快捷,解決了駿騰ISO管理的效率問題,且查詢追溯方便讓糾正預防措施也能有效運作。“這在極大地減輕了我們的工作壓力的同時,也讓我們的工作效率大大提升,以前一張ISO9000單據處理的時間是1天,現在基本2~3個小時即可完成。”張建榮對A6下的制造業ISO管理給其帶來的便捷很高興。
而且,A6管理下的ISO9000,也讓查詢變得更加簡單。A6不僅可以通過文件名、時間、發起人等方式查詢,還支持穿透查詢的方式,來列出ISO9000單據中需統計的關鍵指標,這讓質量分析更加簡單、直觀,讓數據回溯變得簡單易行。而且查詢后的數據可以轉為Excel,可以更進一步的通過專業軟件來進行分析、統計,這將極大地方便駿騰機械制造業ISO9000質量管理。
A6+U8讓管理更高效
A6不僅為駿騰帶來了高效的ISO9000流轉,由于其高度靈活的二元化工作流,也讓駿騰能根據其實際情況,不斷深挖應用,創造性地利用A6實現其ERP-U8系統的輔助管理。
駿騰機械在A6中建立“新存貨編碼申請單”和“新BOM申請單”,將本來需要由多個部門分別填入的數據,變為各部門通過A6協作填寫,然后統一再進入U8系統的新模式,實現了在ERP許可數有限情況下,基礎數據的準確錄入。“不僅我們的管理人員在學習ERP的過程中,不需要耗費太大的精力,又使ERP系統安全、可靠。而且只需要一個站點、一個員工就可以完成數據錄入工作,大大減少了培訓周期和培訓人數,這對企業運行成本也有益處。”杜辰對于A6 輔助其ERP運行很是滿意。
杜辰還用“在與不在一個樣”這樣一個比喻來形容A6為其帶來的管理變化,“A6使管理流程扁平化,之前需要層層授權的企業管理方式,現在通過A6,就仿佛是我在旁邊看著我的下屬是如何工作的。你可以看下屬是怎么批復的,或者你可以在旁邊有效地管理、指導他,這同以前的管理很不一樣。以前我在公司與我不在公司肯定是不一樣的,但現在我只要在協同上,對員工來說,在與不在公司是一樣的。”
當然,A6協同作為企業辦公平臺,有效提升了駿騰日常管理審批效率,以及企業內部協作溝通的頻率,通過論壇的形式給員工一個交流、暢所欲言的空間,為企業文化的形成提供了一個平臺。
打通上下游產業鏈+品牌化=駿騰未來的發展
隨著企業發展和企業管理的提升,駿騰總經理杜辰認為,企業信息化的建設也要隨之而不斷提升。
短期來看,駿騰將進一步深化ERP系統應用、實現企業人力資源管理的信息化。實現基于A6泛組織的上下游供應鏈的打通。以實現讓“上游供應商能了解產品什么時候入庫,檢驗情況如何,出了什么樣質量問題。而下游客戶也能及時了解到其訂單產品現在執行到什么狀態,是在產、入庫,其生產進度如何,是否在發送過程當中。這樣,A6可以有效的以駿騰為中心,將整個產業價值鏈串起來。”
而從長遠發展的角度來看,杜辰認為駿騰將走一條從代工向品牌轉型之路。目前,駿騰精密機械仍是以代工為主,乃是依賴低勞動力成本,以微薄的利潤率、大批量生產和較為單一的大客戶訂單維持經營。杜辰認為在當前經濟環境、人工成本快速增長以及人民幣匯率等一系列條件的影響下,這種發展策略不是長久之計。駿騰將選擇向品牌轉型的發展道路,“以縫紉機油泵為例,在高端市場,我們定位將‘中馬牌’縫紉機油泵為縫紉機打造堅強的心臟,這需要我們從研發、物流、銷售、客戶服務等一系列環節著手,達到在某一方面的領先。”
而品牌體系的建立,必將意味著駿騰需要在研發、銷售、市場、生產、物流等環節投入更多精力,隨之而來的企業組織規模擴大、以及企業內部溝通、異地管控、銷售管理等方面將與現行企業運作方式相比有很大的變化,而A6協同將能夠幫助駿騰實現異地管理、企業組織管理、內部溝通與協同等企業管理方面的事項,同樣也能在企業文化方面顯示出更加強大的實力,這將在駿騰未來發展中起到更加重大的推動作用。
“如果將企業比喻為一艘在大海中航行的船,我們沒有能力改變外部環境的變化,我們有的只是心中的目標和手中的帆,……讓我們借助信息化的革命,不斷的創新和提高對機會與風險的靈敏度,使企業在浩瀚的商海中向著心中的目標穩步前進。” 致遠協同將作為駿騰船上的一道“帆”,伴隨著駿騰企業的發展壯大,為其提供源源不斷地企業組織管理與協作的驅動力!
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